Klare E-Mails schreiben und professionell auftreten

Eine klar formulierte E-Mail erleichtert es den Empfänger:innen, Ihr Anliegen schnell zu verstehen und hilfreich zu beantworten. Gleichzeitig zeugt sie von Ihrer Professionalität und erleichtert eine verlässliche Zusammenarbeit. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Erfolgsrezepte für E-Mails, die Sie in Ihrer Rolle als Studierende:r an Dozierende oder Mitarbeitende der Hochschule schreiben. Die Hinweise sollen Sie unterstützen. Sie machen Erwartungen transparent, geben Orientierung und lassen sich auch auf andere, insbesondere berufliche, Kontexte übertragen.

Absender und Signatur

Eine klar verfasste E-Mail beginnt mit einem passenden Absender und einer professionellen Signatur. Beide lassen sich in der Regel in den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms finden.

Absender

Wenn Ihr E-Mail-Programm Ihre E-Mail-Adresse und Ihren vollständigen Namen nicht automatisch übernimmt, geben Sie diese Angaben manuell ein. In der Regel ist dies in den Kontoeinstellungen oder in einem Abschnitt wie Identität oder Absenderinformationen möglich.

E-Mail-Adresse Absender / From: Verwenden Sie eine vertrauenswürdige und professionelle E-Mail-Adresse. Am besten die Ihrer Hochschule, wie zum Beispiel mamu00005@htwsaar.de. So ist auf den ersten Blick erkennbar, dass Sie der htw saar angehören.
Beim Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) finden Sie eine Anleitung, wie Sie mit Ihrer persönlichen Benutzerkennung an der htw saar Ihren studentischen E-Mail-Account nutzen können.
Wählen Sie nach Möglichkeit eine sachliche E-Mail-Adresse ohne scherzhafte oder missverständliche Zusätze. Absender wie Manu_1301@gmail.com, Mad.Manu@freemail.de oder Schmetterling84@yahoo.de wirken im Hochschulkontext beispielsweise weniger professionell.
Name Angezeigter Name / Display Name: Der Name, der im E-Mail-Programm der Empfänger:innen als Absender angezeigt wird, sollte Ihr vollständiger, offiziell verwendeter Name sein. Beispiele: Manu Musterperson, Marie Dupont, Juan Pérez, Ayşe Yılmaz oder Ahmad Muhammad. So können die Empfänger:innen Sie schnell und eindeutig identifizieren.
Damit ist nicht der Name in der Grußformel am Ende der E-Mail gemeint, sondern der Name, der in der Von-Zeile (From:) erscheint. Verwenden Sie im Absender idealerweise Ihren vollständigen Namen, damit die Empfänger:innen Ihre Nachricht zuverlässig zuordnen können.

Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) der saarländischen Hochschulen

Wenn Sie den Webmail-Dienst des HIZ (https://webmail.hiz-saarland.de) nutzen, können Sie unter Einstellungen → Identitäten Ihren Absender bearbeiten und dort Ihren vollständigen Namen eintragen.

Signatur

Bei dieser Gelegenheit können Sie auch eine Signatur erstellen, die automatisch unter jede E-Mail eingefügt wird. Eine solche Signatur trägt zu einem professionellen Erscheinungsbild bei.

Signatur: Erstellen Sie eine einfache Signatur, die Ihren vollständigen Namen, Ihren Studiengang und eventuell Ihr Fachsemester enthält. Zum Beispiel:
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Manu Musterperson <mamu00005@htwsaar.de>
Praktische Informatik B.Sc. (1. Semester)

Inhalt Ihrer E-Mail

Eine klar und präzise verfasste E-Mail hilft den Empfänger:innen, Ihr Anliegen schnell zu erfassen und zu beantworten. Damit schaffen Sie gute Voraussetzungen für eine passende Antwort, die Ihr Anliegen löst. Eine klare Struktur und eine angemessene Sprache erleichtern Ihnen dies erheblich.

Struktur

Strukturieren Sie Ihre E-Mail so, dass die Empfänger:innen Ihr Anliegen schnell verstehen können. Verwenden Sie dazu zum Beispiel die folgende Struktur:

Prägnanter Betreff: Wählen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, die den Inhalt Ihrer E-Mail zusammenfasst. So können die Empfänger:innen Ihre Nachricht schnell einordnen und gezielt bearbeiten.
Betreffzeilen wie schlicht „Klausur“, „Prüfung“ oder „Präsentation“ sind dagegen schwer zuzuordnen. Wenn sich Ihre E-Mail auf eine konkrete Veranstaltung bezieht, nennen Sie diese bitte bereits in der Betreffzeile. Da ich viele Lehraktivitäten betreue, benötige ich diese Information, um Ihr Anliegen zuverlässig und möglichst schnell bearbeiten zu können.
Korrekte Anrede: Beginnen Sie mit einer höflichen und korrekten Anrede, zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Professor Burger, …“. Eine passende Anrede zeigt Respekt und unterstützt einen professionellen ersten Eindruck.
Eine Anrede wie „Hallo Prof. Burger!“ kann in formellen Hochschulkontexten dagegen weniger angemessen wirken.
Kurze Vorstellung: Falls die Empfänger:innen Sie noch nicht kennen, stellen Sie sich kurz vor (Name, Studiengang, Semester).
Klarheit und Präzision: Formulieren Sie Ihr Anliegen klar und präzise, um Missverständnisse und langwierige Rückfragen zu vermeiden. Stellen Sie ausreichend Kontext her, damit die Empfänger:innen Ihr Anliegen schnell einordnen können.
Auch hier gilt: Wenn sich Ihre E-Mail auf eine bestimmte Veranstaltung bezieht, nennen Sie diese bitte konkret im Text. Ohne diese Information kann ich Ihr Anliegen häufig nicht zuverlässig einordnen. Bitte unterstützen Sie mich dabei, Ihnen gezielt zu antworten, indem Sie die Veranstaltung, den Studiengang und Ihre konkrete Frage nennen.
Spezifische Fragen: Formulieren Sie konkrete und spezifische Fragen, wenn Sie um Hilfe oder Informationen bitten. So erhalten Sie gezielte Antworten.
Höfliche Grußformel: Schließen Sie mit einer höflichen und angemessenen Grußformel, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihrem vollständigen Namen.

Angemessene Sprache

Zu einer angemessenen Sprache gehört nicht nur der richtige Ton, sondern auch eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik.

Höflicher und respektvoller Ton: Formulieren Sie Ihre E-Mail höflich und wertschätzend. So erleichtern Sie eine konstruktive Zusammenarbeit und eine Antwort, die Ihnen wirklich weiterhilft.
Rechtschreibung und Grammatik: Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Benutzen Sie ein Werkzeug wie DeepL Write oder Duden Mentor, um etwaige Fehler zu korrigieren. Sie können damit auch sprachliche Feinheiten üben und lernen.
Wenn Rechtschreibung oder Grammatik das Verständnis erschweren, kann Ihr Anliegen trotz guter Absicht unklar bleiben. Nutzen Sie bei Bedarf unterstützende Werkzeuge, um Ihre Nachricht gut verständlich zu machen.